Com certeza você já deve ter passado por algum registro de visitantes demorado e irritante, não é mesmo? Esse procedimento é muito comum na recepção de centros comerciais, hospitais e condomínios. Mas a tecnologia veio para facilitar a vida. E com um bom programa de gerenciamento de visitantes tudo pode se tornar mais fácil e prático.
Esperar por muito tempo na recepção para acessar um ambiente é mesmo muito inconveniente. Pior ainda é precisar expor seus dados pessoais sem ter certeza do sigilo de suas informações.
Processos desatualizados, burocráticos, lentos e desorganizados prejudicam, e muito, a primeira impressão sobre uma instituição. Foi para oferecer praticidade, autonomia e segurança que surgiram as mais novas tecnologias de gerenciamento de visitantes.
Como funciona um sistema de gerenciamento de visitantes?
Com um sistema de gerenciamento de visitantes, é viável automatizar todo o processo de cadastro. Você vai poder supervisionar, inclusive, informações sobre a chegada e a saída de seus visitantes. Tudo controlado por um software que organiza as informações em um único lugar.
Essa inovação dispensa a necessidade de presença humana no controle de visitantes. De qualquer modo, caso você opte por manter profissionais atuando, torna o procedimento menos cansativo e invasivo. Oferece, além disso, todas as medidas de proteção exigidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Além do mais, a utilização desse serviço permite que os profissionais da recepção otimizem o tempo com essas tarefas. Assim, podem se dedicar melhor às demais atividades institucionais.
Alguns sistemas autorizam que o visitante realize sozinho o cadastro, através de tecnologias simples, intuitivas e dinâmicas. Um bom gerenciamento de visitantes com certeza oferecerá uma experiência positiva aos usuários e boas impressões sobre a sua recepção.
5 vantagens de investir na tecnologia para gerenciamento de visitantes
1. Controle e organização dos dados dos visitantes
Certamente você já tentou organizar informações anotando em papéis soltos e acabou perdendo, não é? Ou então precisou de um registro antigo que estava em outro caderno e levou horas para encontrá-lo.
Com a utilização de um software para gerenciamento de visitantes você não vai mais passar por esse transtorno. Os sistemas reúnem todas as informações necessárias sobre o visitante, e você poderá ter acesso quando quiser.
Além do mais, você pode optar por um sistema online. Assim, conseguirá utilizá-lo em qualquer lugar com acesso à internet, até mesmo através de um dispositivo móvel. Nesse sentido, o controle de dados também será facilitado. É possível programar filtros de seleção ou encontrar um elemento específico a partir das ferramentas de busca.
2. Segurança para o(a) visitante
Nos tempos atuais, muitas informações importantes circulam pela internet. E dados vazados podem causar sérios prejuízos para uma pessoa. Foi por isso que surgiu a LGPD.
Criada em 2018, essa lei tem como principal preocupação a segurança dos dados pessoais dos cidadãos brasileiros. Estão regidas pela LGPD todas as etapas de tratamento de dados – a coleta, o processamento, a reprodução, a transmissão etc. O governo oferece inclusive um excelente guia de boas práticas sobre o tema.
Proteger as informações dos seus visitantes é fundamental para proporcionar um melhor acolhimento e evitar processos e problemas futuros.
3. Segurança para a instituição
Com o controle de acesso dos sistemas de gerenciamento de visitantes, você também protege a sua instituição. É extremamente importante ter controle sobre quem entra em seus ambientes. Assim, é possível evitar assaltos, furtos e qualquer tipo de abuso.
Você faz a gestão de um empreendimento com equipamentos caros? Preza pela integridade e segurança dos pacientes do seu hospital ou dos moradores de um condomínio? Então é ideal que invista no gerenciamento de visitantes.
Alguns sistemas permitem inclusive que se estabeleçam limites de acesso a determinados locais dentro da instituição. Isso pode ser fundamental para evitar que estranhos tenham acesso aos bens e às pessoas que você deseja proteger.
4. Custo-benefício
Você pode estar pensando que a instalação desse serviço é muito cara e inacessível. Mas isso não é verdade. Os sistemas de gerenciamento de visitantes oferecem um excelente custo-benefício.
Já imaginou o quanto você vai economizar diminuindo os custos com funcionários para a recepção? Além do mais, com a otimização desses serviços, você terá sua equipe de recepcionistas disponível para outras atividades. Direcione seus colaboradores para tarefas mais interessantes para sua empresa ou seu condomínio.
Aliás, alguns desses serviços permitem até mesmo a inclusão de documentos e a elaboração de uma assinatura digital. Evita-se, desse modo, a contratação de profissionais específicos para essas demandas.
5. Agilidade e melhor experiência
Com os avanços tecnológicos e a comodidade de acesso, as pessoas estão cada vez mais impacientes com processos lentos e burocráticos. Além do mais, quem é que gosta de chegar em cima da hora a um evento? Ou de se atrasar por precisar fazer um registro demorado na recepção?
Nesse sentido, o gerenciamento de visitantes consiste na solução perfeita. Com ele, é possível oferecer total autonomia ao visitante por meio de:
- totens de autoatendimento;
- reconhecimento facial e biométrico;
- leitura de QR Codes.
Assim, o processo se torna mais rápido, dispensando a necessidade de um profissional para mediar o registro. Além do mais, essa medida aumenta a segurança do usuário. As informações serão acessadas apenas pelo pessoal autorizado, através do banco de dados.
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